Palabras Claves: Alfabetización Digital, Acceso a la información, Documentos, Inteligencia Artificial, Innovación, Políticas públicas, Preservación a largo plazo, Servicios Público, Sociedad, Sociedad del Conocimiento, Sociedad de la Información.
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Las sociedades de la información y el conocimiento son conceptos que describen las transformaciones sociales, económicas y culturales impulsadas por el uso creciente de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación), al mismo tiempo, que va de la mano cuando se habla de innovación y desarrollo, desempeñando un papel protagónico en el crecimiento del conocimiento de las sociedades actual. Es imprescindible destacar que estos conceptos no representan etapas lineales y delimitadas en la evolución de las sociedades, sino más bien, se considera que las sociedades de la información y el conocimiento inciden directamente en la configuración de la economía, la cultura, la educación y otros aspectos de la vida social. Ambos conceptos abarcan la transición de sociedades industriales a sociedades basadas en conocimiento. Es por esto la importancia de la alfabetización digital, la educación continua y la capacidad de adaptación a los cambios tecnológicos y culturales.
En ese contexto, varios países latinoamericanos han comenzado a explorar y definir estrategias en el ámbito de la innovación gubernamental y la inteligencia artificial (IA).
Es importante en este sentido destacar que la República Dominicana esta entre los países de Latinoamérica que ha lanzado una Estrategia Nacional de Inteligencia Artificial (ENIA) en el año 2022 como parte de la Política Nacional de Innovación 2030. Países como México, han expresado su interés en aprovechar la Inteligencia artificial en diferentes sectores, y para el 2019 lanzó el “Plan Nacional de Desarrollo”. Brasil ha estado trabajando en políticas y estrategias para fomentar el uso de tecnología disruptiva también por el 2019. Argentina y Chile están explorando la implementación de IA en el ámbito gubernamental llevando proyectos pilotos. Asimismo, Colombia ha llevado iniciativas para fomentar la innovación y la adopción de tecnologías digitales en el sector público.
La República Dominicana no está al margen de esta realidad, y como parte de la Estrategia de Nacional de Desarrollo con el decreto núm. 640-20 “Burocracia Cero” del Consejo de la Competitividad (CNC) y la Oficina Gubernamental de Tecnologías de la Información y Comunicación (OGTIC), busca facilitar el acceso a los servicios públicos, la omnicanalidad y el libre acceso a la información de la ciudadanía. Es así como en nuestro país, se establecieron normativas jurídicas para legislar y gestionar los avances de las instituciones sobre la simplificación de los trámites, automatización y digitalización de los procesos.
No obstante, estos procesos deben de estar apalancados sobre la gestión documental (conjunto de prácticas y procesos diseñados para organizar, almacenar, recuperar y gestionar la información contenida en los documentos), ya que es esencial para mejorar la eficiencia, la transparencia y la seguridad de la información. Esto, integrado con las TICs, potencializa beneficios al permitir un manejo más efectivo y avanzado de la información, apoyando en este sentido la inclusión digital y el acceso de los servicios públicos. Es imprescindible tomar en consideración la gestión documental y la preservación de la información generada de los trámites institucionales.
En ese sentido, países como Colombia, México, Chile, Argentina y Brasil han establecido políticas públicas que van orientadas a una gestión eficiente y a la preservación sistémica de los documentos en el contexto de archivos, bibliotecas y patrimonio cultural. La preservación sistémica a menudo implica la colaboración entre diversas instituciones, el establecimiento de estándares de preservación y el fomento del acceso a la información cultural y documental. Las estrategias suelen abordar la conservación física, la digitalización y la difusión para garantizar la accesibilidad a largo plazo. Es importante recalcar que los “documentos” son cualquier evidencia de una actuación o trámite, es decir, que todo lo que forme parte de estas “evidencias” deben ser preservadas como una responsabilidad del estado.
En caso de que los documentos no sean gestionados de manera adecuada o exista una sobre producción de documentos, obliga al estado a implementar estrategias de gestión documental en la cual se deben considerar equipos de trabajos interdisciplinarios, que puedan establecer los procedimientos, políticas y procesos, para sentar las bases que garanticen que no exista riesgos de perder informaciones, de forma que se pueda asegurar la transparencia y disponibilidad de esta.
El modelo OAIS (Open Archival Information System) es el modelo conceptual que puede apoyar a la gestión, al archivo y a la preservación a largo plazo de los documentos, el cual está registrado sobre la norma con la referencia ISO 14721:2003. La implementación de este modelo para preservación sistémica a largo plazo permitirá que las presentes y futuras generaciones puedan acceder a estos documentos a lo largo del tiempo (páginas webs, post, resoluciones, leyes, planos, títulos, transacciones, etc.) siendo estos, parte de la memoria histórica de nuestro país.
En la República Dominicana es importante que se establezca dentro de las iniciativas de innovación, políticas públicas adecuadas que garanticen una correcta gestión de los documentos y su preservación a lo largo del tiempo. Lamentablemente no contamos con estas garantías, esto no solo en cuanto a la documentación digital, sino también en cuanto a la documentación física. Esto, debido a que no se han incluido en las iniciativas de innovación a la institución encargada de la conservación de la documentación, es decir, el Archivo General de la Nación (AGN); esta institución, es responsable de velar por la conservación y la preservación de la memoria histórica de nuestro país.
En cuanto al Ministerio de Administración Pública (MAP), este ha establecido las normas para la calidad institucional realizando acciones para que las instituciones públicas mantengan un estándar en cuanto a la documentación de los procesos, sin embargo, aún no hay garantías en cuanto a la conservación y la preservación de la información.
Hoy contamos con el desarrollo tecnológico que viabiliza cubrir muchos de los requerimientos y necesidades de las instituciones públicas, por esto es imprescindible el desarrollo de políticas públicas que formalicen y garanticen el cumplimiento de buenas prácticas y estándares, asimismo, que impulsen y fomenten el desarrollo de las capacidades técnicas necesarias de los funcionarios públicos, ya que estos son los elementos imprescindibles para lograr la disponibilidad de las informaciones a través del tiempo y garantizar el acceso de generaciones actuales y futuras a la memoria histórica del país.
Se hace un llamado a que nuestras autoridades a que tomen cartas en el asunto para establecer lineamientos y aplicar esas mejores prácticas que otros países han implementado, ya que como lo establece el poeta, novelista y filósofo español Jorge Ruíz de Santayana: “Quién olvida su historia está condenado a repetirla”.
Especialista en Automatización de Procesos, Gestión Documental y Gestión de la información.
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