A pesar de que el proceso de obtención de documentos personales no posee complejidad como otros procedimientos, actualmente muchos ex servidores públicos frente a sus procesos de impugnación de sus desvinculaciones, han demostrado desconocimiento del contenido de sus propios expedientes personales, de la consagración constitucional de su Derecho de Protección de Datos Personales, y su Derecho de Acceso a Informaciones, y por último, de la existencia de la Ley No. 172-13 sobre Protección de Datos Personales.
En la práctica se puede visualizar que las personas optan por las Oficinas de Acceso a la Información Pública (OAI) de las entidades, como vía para requerir sus datos, provocando desaprovechamiento de los plazos, toda vez que estas oficinas no poseen competencia para gestionar ni entregar datos personales propios de los solicitantes; mientras que otros, deciden entablar Recursos Contenciosos Administrativos por ante el Tribunal Superior Administrativo (TSA), siendo la vía no correcta, provocando por igual, trabas y prolongación de tiempo para obtener sus expedientes personales.
Entonces, ¿Qué contiene este tipo de expediente personal, y cómo se puede obtener? el expediente personal de un servidor público puede contener tantos documentos se vayan generando durante la prestación del servicio laboral de este en la institución empleadora, como por ejemplo, puede estar incluido el contrato laboral, los formularios de vacaciones, los permisos, las licencias médicas u académicas, las acciones de personal, las evaluaciones de desempeño, las nóminas certificadas, los records de ponches de entradas y salidas, las hojas de cálculos de prestaciones laborales, así como todos los documentos donde figure el nombre de la persona que solicita su documentación.
El derecho de acceso a los expedientes laborales, le compete a tanto los servidores públicos activos como no activos de la institución, independientemente de las causas que conllevaron a la separación de estos de la Administración Pública. Cada institución que compone el mundo del aparato administrativo, tiene la obligación de preservar tales documentos, permitir el acceso a los titulares de estos, así como entregar tales informaciones a quienes personalmente, o a través de sus representantes legales, lo requieran. Por tanto, mediante una comunicación de solicitud a las Oficinas de Recursos Humanos, o un Acto de Alguacil dirigido a la entidad gubernamental, se puede formalizar el requerimiento de acceso del expediente personal, a partir del cual, la institución responsable debe de materializar la entrega de lo pedido dentro del plazo de 5 días conforme la Ley No. 172-13 descrita anteriormente.
Una vez vencido dicho plazo, todos los interesados que no hayan obtenido lo solicitado, tienen el derecho de interponer un Habeas Data por ante el Tribunal Superior Administrativo (TSA), siendo este un proceso judicial especial y expedito que conlleva la intervención de abogados y la realiz9ción de audiencias presenciales o virtuales. Aunque en nuestras normativas, el Habeas Data debe de tener una duración aproximada de 15 días para notificación de recurso, presentación de medios de defensa y evacuación de sentencia, en la práctica, debido al congestionamiento de las salas del Tribunal en cuestión, este proceso puede tener una duración de máximo 4 a 5 meses.
La posesión de los documentos personales, es un derecho reconocido también en la Ley No. 41-08 sobre Función Pública, lo cual, es imprescindible para que cada servidor público esté edificado sobre su situación laboral, y preparado para tomar cualquier decisión administrativa o judicial.
